電子帳簿保存法で最低限やるべきこと

　2024年1月から電子帳簿保存法がスタートしました。この電子帳簿保存法は、任意の制度ではなく、全ての事業者が対応しなければならないルールとなっています。
　しかし、全ての事業者が完璧な電子帳簿保存ができる会計ソフトを導入するのは不可能ですので、制度自体も「最低限これだけはお願いします」という感じになってきました。
　そこで、中小企業者の方が「いま最低限やるべきこと」をまとめましたのでご活用ください。

１ 紙で受領した書類は紙で保存、電子で受領した書類は電子で保存

　電子帳簿保存法により、電子データで受領した書類はデータでの保存が必要になります。
　帳簿書類の電子化や紙で受領した領収書等をスキャナにより電子データ化して保存することも電子帳簿保存法のルールに含まれていますが、これらはあくまで任意です。とりあえずは、電子データで受領した書類を確実に電子データで保存しましょう。

【電子データで受領する書類の例】
① 電子メール：メール本文に記載された領収書や請求書のデータ
② 添付ファイル：メールに添付された領収書や請求書のデータ
③ インターネット：インターネットのダウンロードサイトからダウンロードする領収書や請求書のデータ、クラウドサービスを利用して受け取る領収書や請求書のデータ
④ クレジットカードやスマホアプリ：クレジットカードやスマホアプリの利用によって受領する領収書や請求書のデータ
※ データのファイル形式等については特に決まりはありませんので、PDF印刷機能やスクリーンショットを活用して、取引先ごとのフォルダに保存しておきましょう。

２ 電磁的記録の訂正・削除・追加の事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムの使用

　次のいずれかの対応が必要です。
① タイムスタンプが押されたデータを受け取ること。
② 受け取ったデータにタイムスタンプを押すこと。
③ データの訂正・削除ができないシステムで保存すること。
④ 訂正･削除に関する事務処理規程を定めて規定どおりに保存すること。
※ お勧めはコストの掛からない④です。ご希望の方には 事務処理規程のWordファイルをメールでお送りします。

３ 電子計算機処理システムの概要書等の備付け

　次の全てを満たす必要があります。
① パソコン・ディスプレイ、プリンタ等の出力機器や操作マニュアルを備え付けること。
② システム概要書を備え付けること。
③ 次の検索要件を確保すること。
・ 取引年月日、金額、取引先
・ 日付、金額で検索できること
・ ２以上の任意の項目を組み合わせて検索できること
　 なお、税務調査の際に調査官のダウンロードの求めに応じることができれば検索機能は不要です。データのタイトルに取引年月日・金額を入力し、取引先ごとのフォルダに保存するなどの対応をしましょう。

　電子帳簿保存に関する相談も受け付けています。１回(１時間程度) 5,000円となっています （初回の「お問い合わせ」「打ち合わせ」は無料です）。
　お気軽にご相談ください。